1. Einleitung und Kontakt

Wir legen grossen Wert darauf, dass der Umgang mit Personendaten transparent ist. Diese Datenschutzerklärung gibt Auskunft darüber, welche personenbezogenen Daten wir sammeln, zu welchem Zweck und an wen wir sie weitergeben. Um eine hohe Transparenz zu gewährleisten, wird diese Datenschutzerklärung regelmässig überprüft und aktualisiert.

Bei Fragen oder Anliegen zum Schutz Ihrer Daten durch uns erreichen Sie uns jederzeit per E-Mail unter info@evang-pflegeheime.ch. Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die über diese Website erfolgen, ist:

Verein Evangelische Pflegeheime St. Gallen
Ullmannstrasse 11
9014 St. Gallen
Schweiz

Der Verein Evangelische Pflegeheime St. Gallen ist Betreiberin der Websites:

https://www.evang-pflegeheime.ch
https://www.pflegeheim-bruggen.ch
https://www.pflegeheim-heiligkreuz.ch
https://www.betreutes-wohnen-heiligkreuz.ch

sowie der darauf angebotenen Dienstleistungen und Produkte und somit verantwortlich für die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer persönlichen Daten und die Vereinbarkeit der Datenbearbeitung mit dem anwendbaren Datenschutzrecht.

2. Allgemeine Grundsätze

2.1. Welche Daten sammeln wir von Ihnen und von wem erhalten wir diese Daten

In erster Linie bearbeiten wir Personendaten, die Sie uns übermitteln oder die wir beim Betrieb unserer Website sammeln. Unter Umständen erhalten wir Personendaten über Sie auch von Dritten.

2.2. Unter welchen Voraussetzungen bearbeiten wir Ihre Daten?

Wir behandeln Ihre Daten vertraulich und gemäss den in dieser Datenschutzerklärung festgelegten Zwecken. Wir achten dabei auf eine transparente und verhältnismässige Bearbeitung.

Falls wir ausnahmsweise nicht in der Lage sind, diese Grundsätze zu befolgen, kann die Datenbearbeitung trotzdem rechtmässig sein, weil ein Rechtfertigungsgrund vorliegt. Als Rechtfertigungsgrund kommt namentlich in Frage:

• Ihre Einwilligung;
• die Durchführung eines Vertrages oder vorvertraglicher Massnahmen;
• unsere berechtigten Interessen, sofern Ihre Interessen nicht überwiegen.

2.3. Wie können Sie Ihre Einwilligung widerrufen?

Haben Sie uns eine Einwilligung zur Bearbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke erteilt, bearbeiten wir Ihre Daten im Rahmen dieser Einwilligung, soweit wir keinen anderen Rechtfertigungsgrund haben.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen, indem Sie eine E-Mail mit einem Identitätsnachweis an die Kontaktinformationen hinterlegte Mail-Adresse schicken. Bereits erfolgte Datenverarbeitungen sind davon nicht betroffen.

2.4. In welchen Fällen können wir Ihre Daten an Dritte weitergeben?

2.4.1. Grundsatz

Wir sind unter Umständen darauf angewiesen, die Dienste Dritter oder von verbundenen Unternehmen in Anspruch zu nehmen und diese mit der Verarbeitung Ihrer Daten zu beauftragen (sog. Auftragsverarbeiter). Wir stellen sicher, dass diese Dritten und unsere verbundenen Unternehmen die Voraussetzungen des Datenschutzes einhalten und Ihre personenbezogenen Daten vertraulich behandeln.

Unter Umständen sind wir auch verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten an Behörden bekanntzugeben.

2.4.2. Weitergabe ins Ausland

Unter Umständen kann es im Rahmen der Auftragsbearbeitung zu Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten an Unternehmen im Ausland kommen. Diese Unternehmen sind im gleichen Umfang zum Datenschutz verpflichtet, wie wir selbst. Die Übermittlung kann weltweit stattfinden.

2.5. Wie lange bewahren wir Ihre Daten auf?

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies erforderlich ist, um die einzelnen Zwecke, zu denen die Daten erhoben wurden, zu erfüllen.

Vertragsdaten speichern wir länger, da wir dazu durch gesetzliche Vorschriften verpflichtet sind. Wir müssen insbesondere geschäftliche Kommunikation, geschlossene Verträge und Buchungsbelege bis zu 10 Jahren aufbewahren. Soweit wir solche Daten von Ihnen nicht mehr zur Durchführung der Dienstleistungen benötigen, werden die Daten gesperrt und wir verwenden sie nur noch für Zwecke der Rechnungslegung und für Steuerzwecke.

2.6. Wie schützen wir Ihre Daten?

Wir werden Ihre Daten sicher aufbewahren und alle angemessenen Massnahmen ergreifen, um Ihre Daten vor Verlust, Zugriff, Missbrauch oder Änderungen zu schützen.

Unsere Vertragspartner und Mitarbeitende, die Zugang zu Ihren Daten haben, sind zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet. In manchen Fällen wird es erforderlich sein, dass wir Ihre Anfragen an mit uns verbundene Unternehmen weiterreichen. Auch in diesen Fällen werden Ihre Daten vertraulich behandelt.

2.7. Welche Rechte haben Sie?

2.7.1. Auskunftsrecht

Sie können jederzeit eine Auskunft, über die von uns über Sie gespeicherten Daten verlangen. Wir bitten Sie, Ihr Auskunftsgesuch zusammen mit einem Identitätsnachweis an die Kontaktinformationen hinterlegte Mail-Adresse zu senden.

Sie haben ausserdem das Recht, Ihre Daten in einem gängigen Dateiformat zu erhalten, wenn wir Ihre Daten automatisiert bearbeiten, und wenn:

• Sie Ihre Einwilligung für die Bearbeitung dieser Daten erteilt haben; oder
• Sie Daten im Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Abwicklung eines Vertrags bekannt gegeben haben.

Wir können die Auskunft bzw. Datenherausgabe einschränken oder verweigern, wenn dies unseren gesetzlichen Verpflichtungen, berechtigten eigenen oder öffentlichen Interessen oder Interessen einer Drittperson entgegensteht.

Die Bearbeitung Ihres Gesuchs unterliegt der gesetzlichen Bearbeitungsfrist von 30 Tagen. Diese Frist dürfen wir jedoch aufgrund von hohem Anfragevolumen, aus rechtlichen oder technischen Gründen oder weil wir nähere Angaben von Ihnen benötigen, verlängern. Sie werden über die Fristverlängerung rechtzeitig mindestens in Textform informiert.

2.7.2. Löschung und Berichtigung

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, die Löschung oder Berichtigung Ihrer Daten zu verlangen. Wir können das Gesuch abweisen, wenn gesetzliche Vorschriften uns zur längeren bzw. unveränderten Aufbewahrung verpflichten oder ein Erlaubnistatbestand Ihrem Gesuch entgegensteht.

Bitte beachten Sie, dass die Ausübung Ihrer Rechte unter Umständen im Konflikt mit vertraglichen Abmachungen stehen und entsprechende Auswirkungen auf die Vertragsdurchführung haben kann (z.B. vorzeitige Vertragsauflösung oder Kostenfolgen).

2.7.3. Rechtsweg

Sind Sie von der Bearbeitung personenbezogener Daten betroffen, haben Sie das Recht, Ihre Rechte gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Aufsichtsbehörde eine Meldung einzureichen. Die zuständige Aufsichtsbehörde in der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte: https://www.edoeb.admin.ch

3. Cookies, Tracking und andere Technologien, die mit der Nutzung unserer Website zusammenhängen

3.1. Kontaktformular und E-Mail

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

3.2. Microsoft 365

Für verschiedene Büro- und Kommunikationsaufgaben nutzen wir Microsoft 365, einen Dienst von Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA.

Microsoft 365 bietet eine Reihe von Produktivitätstools, einschliesslich E-Mail (Outlook), Dokumentenspeicherung (OneDrive), Kollaborationstools (Teams) und Office-Anwendungen wie Word, Excel und PowerPoint. Wenn Sie mit uns in Kontakt treten, beispielsweise per E-Mail, oder wenn wir Dokumente teilen, werden diese Interaktionen über Microsoft 365 verarbeitet und gespeichert.

Microsoft verwendet Server in verschiedenen Ländern, um die Dienste von Microsoft 365 bereitzustellen. Dies bedeutet, dass Ihre Daten möglicherweise in Datenzentren ausserhalb der Schweiz gespeichert werden. Microsoft hat jedoch verschiedene Sicherheits- und Datenschutzmassnahmen implementiert, um die Daten ihrer Kunden zu schützen.

3.3. Bewerbungen

Über unsere Website (Stellenausschreibung) und die als Link bereitgestellte E-Mail-Adresse können wir kontaktiert werden. In diesem Fall werden Ihre mit der Anfrage übermittelten personenbezogenen Daten (in jedem Fall Vor- und Nachname und E-Mail-Adresse) sowie Ihre Nachricht gespeichert. Die Verarbeitung dieser personenbezogenen Daten dient uns zur Bearbeitung der Kontaktaufnahme und Ihres Anliegens. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten, die im Zuge einer Übersendung einer Anfrage übermittelt werden, ist ein berechtigtes Interesse von uns als Verantwortliche an der Kommunikation mit den Nutzern unserer Website. Zielt die Anfrage auf den Abschluss eines Vertrags ab, so ist die zusätzliche Rechtsgrundlage die Erfüllung eines Vertrags (bzw. vorvertragliche Massnahmen hierzu).

3.4. Datenerfassung durch den Website-Hosting Anbieter

Unsere Server/Hosting Anbieter ist GoEast GmbH, Oberstrasse 222, 9014 St. Gallen, Schweiz.

Die Webserver der GoEast GmbH erfassen mit jedem Aufruf unserer Website allgemeine Daten und Informationen. Diese werden in den Logfiles des Servers gespeichert. Erfasst werden u.a. der verwendete Browser und dessen Version, das Betriebssystem, die Referrer Internetseite, die Unterwebseiten, das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs, eine Internet-Protokoll-Adresse (IP), der Internet-Service-Provider (ISP) und andere Daten und Informationen, die der Abwehr von Gefahren im Falle von Systemangriffen dienen.

Durch diese allgemeinen Daten und Informationen ziehen wir keine Rückschlüsse auf die Person. Vielmehr werden diese Informationen genutzt, um die Inhalte korrekt zu liefern, die Website zu optimieren, die Funktionsfähigkeit unserer IT-Systeme zu gewährleisten und im Falle eines Cyberangriffs der Strafverfolgungsbehörde die nötigen Informationen bereitstellen zu können.

Die Daten können statistisch ausgewertet werden, allerdings wird kein Personenbezug hergestellt. Die anonymen Daten der Server-Logdateien werden separat von allen durch eine Person angegebenen personenbezogenen Daten sechs Monate gespeichert.

3.4.1. Cookies

Diese Website verwendet Cookies. Dabei handelt es sich um kleine Textdateien, die es ermöglichen, spezifische, auf den Nutzer bezogene Informationen auf dem Endgerät des Nutzers zu speichern, während der Nutzer die Website nutzt. Cookies ermöglichen es insbesondere, die Nutzungshäufigkeit und die Anzahl der Nutzer der Seiten zu ermitteln, Verhaltensmuster der Seitennutzung zu analysieren, aber auch, unser Angebot kundenfreundlicher zu gestalten. Cookies bleiben über das Ende einer Browser-Sitzung hinaus gespeichert und können bei einem erneuten Besuch der Seite wieder abgerufen werden. Wenn Sie dies nicht wünschen, sollten Sie Ihren Internet-Browser so einstellen, dass er die Annahme von Cookies verweigert.

Ein genereller Widerspruch gegen die Verwendung von Cookies zu Online-Marketing-Zwecken kann für eine Vielzahl der Dienste, insbesondere beim Tracking, über die US-Seite http://www.aboutads.info/choices/ oder die EU-Seite www.youronlinechoices.com erklärt werden. Darüber hinaus kann die Speicherung von Cookies durch Deaktivierung in den Browsereinstellungen erreicht werden. Bitte beachten Sie, dass in diesem Fall nicht alle Funktionen dieses Online-Angebots genutzt werden können.

3.4.2. Matomo Analytics

Wir verwenden auf unserer Website den Dienst "Matomo Analytics", der von der InnoCraft Ltd., 150 Willis St, 6011 Wellington, Neuseeland bereitgestellt wird. Matomo ist eine Open-Source-Software, die detaillierte Webanalysen ermöglicht und dabei grossen Wert auf den Schutz der Privatsphäre der Nutzer legt. Mit Hilfe von Matomo Analytics können wir das Verhalten unserer Besucher analysieren, um das Nutzererlebnis und die Inhalte unserer Website stetig zu verbessern. Dies beinhaltet Informationen darüber, von welcher Website ein Besucher kommt, welche Bereiche unserer Seite er besucht und wie oft und wie lange er diese Bereiche betrachtet.

Matomo Analytics verwendet Cookies, um die Analyse des Nutzerverhaltens zu ermöglichen. Diese Cookies sammeln Informationen in anonymisierter Form, einschliesslich der Anzahl der Website-Besucher, von woher die Besucher auf die Website gekommen sind und welche Seiten sie besucht haben. Da der Datenschutz bei Matomo einen hohen Stellenwert hat, werden IP-Adressen vor der Speicherung anonymisiert. Einer der Hauptgründe für die Verwendung von Matomo Analytics ist der Datenschutz. Im Gegensatz zu anderen Analyse-Tools werden die Daten nicht an Dritte weitergegeben.

3.4.3. Imgix

Diese Website nutzt den Dienst imgix zur Optimierung von Bildern in Echtzeit, imgix Inc., 423 Tehama St. San Francisco, CA 94103, USA. Dabei wird Ihre IP-Adresse an imgix geschickt. Der Dienst hat sich verpflichtet, die europäischen Datenschutzrichlinien einzuhalten und ist dem EU-US Abkommen Privacy Shield beigetreten. Bei weiteren Fragen zum Datenschutz bei imgix: privacy@imgix.com

3.4.4. MapBox

Zur Darstellung von Karten nutzen wir den Dienst “MapBox”, MapBox Inc., 740 15th St NW, Washington, DC 20005, USA. Um die Kartendaten an Ihren Computer zu senden wird Ihre IP Adresse auf den Servern von MapBox gespeichert. Wir haben keinen Einfluss auf die Datenübertragung. Die Nutzung von MapBox dient der ansprechenden Darstellung der Website und der erleichterten Auffindbarkeit unserer Geschäftsräume. Das stellt ein berechtigtes Interesse gemäss Art. 6 Abs. 1 lit. f. DSGVO dar. Mehr Informationen finden Sie in unter https://www.mapbox.com/legal/privacy/

3.5. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch wie etwa der Erlass von Weisungen, Schulungen, IT- und Netzwerksicherheitslösungen, Zugangskontrollen und -beschränkungen, Verschlüsselung von Datenträgern und Übermittlungen, Pseudonymisierung, Kontrollen.

3.6. SSL-Verschlüsselung

Diese Website verwendet aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie z.B. Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL/TLS-Verschlüsselung.

Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von "http://" auf "https://" wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

Wenn die SSL- oder TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten gelesen werden.

4. Besondere Bestimmungen für Mitarbeitende

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie und wozu wir Personendaten unserer Mitarbeitenden erheben, bearbeiten und verwenden können. Der verantwortungsvolle Umgang mit Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Wir nehmen kontinuierlich Anpassungen vor, um Personendaten unserer Mitarbeitenden angemessen zu schützen. Welche Daten tatsächlich erhoben, bearbeitet oder verwendet werden dürfen, entscheidet sich im konkreten Einzelfall nach den einschlägigen rechtlichen Vorgaben (dazu Ziffer 4.6).

4.1. Wer ist für die Datenbearbeitung verantwortlich?

Datenschutzrechtlich verantwortlich für eine bestimmte Datenbearbeitung ist jeweils das Heim welches festlegt, ob eine Bearbeitung erfolgen soll, zu welchen Zwecken sie erfolgt und wie sie ausgestaltet ist. Für die Datenbearbeitungen nach dieser Datenschutzerklärung sind grundsätzlich der Verein Evangelische Pflegeheime St. Gallen, bzw. die beiden Pflegeheime Bruggen und Heiligkreuz (inkl. der Verwaltung des Betreuten Wohnen) datenschutzrechtlich verantwortlich.

4.2. Für wen und wofür ist diese Datenschutzerklärung bestimmt?

Diese Datenschutzerklärung gilt für unsere aktuellen und ehemaligen temporär und festangestellten Mitarbeitenden sowie Springer. Sie ist sowohl auf die Bearbeitung von bereits erhobenen als auch von zukünftig erhobenen Personendaten anwendbar. Bitte konsultieren Sie auch Ihren Arbeitsvertrag und weitere Ihr Arbeitsverhältnis betreffenden Dokumente und Hinweise wie z.B. Personalreglement oder Weisungen über die Nutzung elektronischer Kommunikationsmittel.

4.3. Welche Personendaten bearbeiten wir?

«Personendaten» sind Informationen, die mit einer bestimmten Person in Verbindung gebracht werden können. Beispiele zu den wichtigsten Kategorien von Personendaten, die wir im Rahmen der Durchführung des Arbeitsverhältnisses bearbeiten. In den nachfolgenden Ziffern 4.3 und 4.4 erfahren Sie mehr zur Herkunft dieser Daten und in Ziffer 4.5 wird begründet, wozu wir diese Daten bearbeiten.

4.3.1. Stammdaten

Stammdaten sind die grundlegenden Daten über Sie, die wir für die Begründung und Durchführung des Arbeitsvertrags einschliesslich der Kommunikation mit Ihnen benötigen.

4.3.2. Bewerbungen, beruflicher Werdegang und Aus- und Weiterbildungen

Im Rahmen Ihrer Bewerbung und im Verlauf des Arbeitsverhältnisses erhalten wir Angaben über Ihren beruflichen Werdegang, Qualifikationen und Ausbildungen. Zu den diesen Daten gehören z.B.: Lebenslauf, Angaben über Zertifikate, Diplome, Arbeitszeugnisse oder -bestätigungen und andere Angaben über Fähigkeiten, Kompetenzen und Qualifikationen, Auskünfte von Referenzpersonen, Angaben aus (Video-) Interviews, Eignungstests, Angaben über externe Mandate und Nebenbeschäftigungen, Ämter und Funktionen und Angaben aus öffentlich zugänglichen Profilen in sozialen Medien (soweit diese zur geschäftlichen oder beruflichen Nutzung bestimmt sind) und weitere Angaben aus der Bewerbung und öffentlichen Quellen.

4.3.3. Daten über Entschädigungen, Vergütungen und Vorteilsleistungen

Im Zusammenhang mit der Abrechnung und Auszahlung Ihres Lohns, Spesen, weiterer Vergütungen oder mit Vorteilsleistungen für Mitarbeitende bearbeiten wir Angaben über den Lohn und weitere Finanzdaten. Zu den Finanzdaten gehören bspw. Angaben über: den Lohn und damit zusammenhängende Angaben, z.B. Angaben über das Basissalär, Gehaltsniveau und Bankkontoangaben, Lohnabzüge wie z.B. Sozialversicherungsbeiträge, Prämienzahlungen, Zuschläge, Steuern, und Spesen.

4.3.4. Weitere Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Arbeitsverhältnisses

Im Verlauf des Arbeitsverhältnisses erhalten oder generieren und bearbeiten wir diverse weitere Angaben über Sie, Ihre Anstellung und Ihre Rahmenbedingungen. Neben den Stammdaten z.B. Daten im Zusammenhang mit Ihrer Stelle und Ihrem Arbeitsvertrag, zu Ihrem Team, zu Arbeitszeiten und Abwesenheiten und deren Gründen (einschliesslich von Gesundheitsdaten), beruflichen Leistungen, Potenzial und Entwicklung, Arbeitsinhalten und Arbeitszufriedenheit, Mitgliedschaften, gesundheitlichen und religiösen Bedürfnissen, Weisungen und deren Einhaltung und Schulungen, Angaben im Zusammenhang mit Sicherheitssystemen, Angaben im Zusammenhang mit Beschwerden und Missständen und Inhalte, die Sie für uns erstellen oder mit uns teilen, zur Kommunikation mit uns und mit Dritten mit Bezug von Leistungen und Produkten von uns.

4.3.5. Technische Daten

Bei der Nutzung unserer IT-Infrastruktur fallen bestimmte technische Daten an, wie z.B. IP-Adressen.

Zu den technischen Daten gehören auch die Protokolle, in denen wir die Nutzung unserer Systeme aufzeichnen (Log-Daten). Auf Webseiten, z.B. unserem Intranet, können wir Ihrem Endgerät bzw. dem Endgerät, das Sie bei der Arbeit verwenden (Tablet, PC, Smartphone etc.) auch eine eindeutige Kennnummer zuweisen (eine ID), z.B. mittels Cookies oder ähnlichen Technologien, damit wir es wiedererkennen können. Dazu finden Sie weitere Angaben in unseren Cookie-Informationen (extern) sowie im IT-Nutzungsreglement. Zu den technischen Daten gehören u.a.: die IP-Adresse des verwendeten Geräts und weitere Geräte-IDs (z.B. MAC-Adresse), Kennnummern, die dem Gerät von Cookies und ähnlichen Technologien (z.B. Pixel Tags) zugewiesen werden, Angaben über das Gerät und dessen Konfiguration, z.B. Betriebssystem oder Spracheinstellungen, Ihr ungefährer Standort und der Zeitpunkt der Nutzung, systemseitige Aufzeichnungen von Zugriffen und anderen Vorgängen (Log-Daten). Im Rahmen von unseren Mitarbeitenden-Benutzerkonten können diese technischen Daten mit Ihrer Person verknüpft werden.

4.3.6. Bild- und Tonaufnahmen

Mit Ihrer Einwilligung fertigen wir Fotos, Videos und Tonaufnahmen an, in bzw. auf denen Sie vorkommen können, z.B. wenn Sie an einer Veranstaltung teilnehmen.

4.3.7. Angaben im Zusammenhang mit Einwilligungen

Soweit wir weitere Personendaten mit Ihrer gesonderten Einwilligung verarbeiten, bearbeiten wir die entsprechenden Daten einschliesslich Datum, Gegenstand und ggf. Widerruf von Einwilligungen, z.B. bei Mitarbeitenden-Interviews und Berichten, die sich auf Sie beziehen, und bei Fotos und Videos von Ihnen, die im Intranet oder auf einer Website veröffentlicht werden.

4.3.8. Weitere Daten

Es ist möglich, dass wir weitere Personendaten verarbeiten, die wir hier nicht abschliessend nennen können. Wir informieren Sie separat über die Bearbeitung solcher Daten, wenn das möglich ist oder wir zur Information verpflichtet sind.

4.4. Woher stammen die Personendaten?

4.4.1. Überlassene Daten

Personendaten geben Sie uns häufig selbst bekannt, z.B. wenn Sie uns Daten übermitteln oder mit uns kommunizieren. Insbesondere Stamm- und Bewerbungsdaten geben Sie uns meist selbst bekannt. Sie stellen uns z.B. in folgenden Fällen selbst Personendaten zur Verfügung: Sie füllen ein Eintrittsformular aus, geben uns eine Adressänderung bekannt oder übermitteln uns ein Arztzeugnis. Wir müssen diejenigen Personendaten erheben und bearbeiten, die für die Abwicklung des Arbeitsverhältnisses und für die Erfüllung damit verbundener Pflichten erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben sind, z.B. zur korrekten Abwicklung von AHV-Beiträgen. Andernfalls können wir den Arbeitsvertrag nicht abschliessen oder weiterführen. Es gibt auch Fälle, in denen die Bereitstellung von Personendaten freiwillig erfolgt. Zum Beispiel sind sie grundsätzlich nicht verpflichtet, uns ihr Foto für unseren öffentlichen Auftritt bereitzustellen.

4.4.2. Erhobene Daten

Wir können Personendaten über Sie auch selbst oder automatisiert erheben, z.B. wenn Sie unsere IT-Infrastruktur nutzen. Es handelt sich dabei häufig um technische Daten. Je nach Ihrer Funktion erheben wir z.B. in folgenden Fällen selbständig Personendaten über Sie: Sie loggen sich auf Ihrem Arbeitsgerät ein oder verschaffen sich mittels Badge Zutritt zu unseren Räumlichkeiten oder bedienen Geräte und Ihre Tätigkeit wird in einem Log-File erfasst.

4.4.3. Erhaltene Daten

Personendaten können wir für unsere Zwecke auch von anderen Organisationen erhalten, z. B., Personal- oder Arbeitsvermittlung etc. zur Unterstützung von zu besetzenden Stellen, einer Nachfolgeplanung oder, wenn Sie zuvor in einer anderen Institution unseres Vereins tätig waren. Dazu finden Sie unter Ziffer 4.7.1 weitere Angaben. Wir können aber auch von anderen Dritten Angaben über Sie erhalten, z.B. von Referenzpersonen, von Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, von anderen Personen, die mit uns kommunizieren, oder aus öffentlichen Quellen. Wir können z.B. von folgenden Dritten Angaben über Sie erhalten: Referenzauskünfte ehemaliger Arbeitgeber, Angaben von Geschäftspartnern und Dienstleister, die sich auf Sie beziehen, Angaben Ihrer Vorgesetzten und Kolleg*innen, von Personen aus Ihrem Umfeld, von Behörden und anderen Dritten im Zusammenhang mit behördlichen und gerichtlichen Verfahren, aus öffentlichen Registern wie z.B. dem Betreibungs- oder Handelsregister, aus den Medien oder aus dem Internet.

4.5. Für welche Zwecke bearbeiten wir Personendaten?

Wir bearbeiten Ihre Personendaten allgemein zur Verwaltung und Abwicklung des Arbeitsverhältnisses. Das kann vor allem die folgenden Zwecke umfassen, die wir mit Beispielen näher beschreiben. Wir informieren Sie auch darüber, welche der in Ziffer 4.3 beschriebenen Daten wir zum jeweiligen Zweck konkret bearbeiten.

4.5.1. Eintrittt und Austritt

Eintritts-/Austrittsformalitäten und -prozesse, einschliesslich IT-Onboarding wie bspw. initiale Einrichtung Multi-Faktor-Authentifizierung, Erteilen von Informationen und Weisungen, Vorbereitung und Durchführung einer Kündigung bzw. einer Aufhebung des Arbeitsverhältnisses, einschliesslich Bereinigung und Zugriff auf Datenablagen. Dazu verwenden wir vor allem Stammdaten, einschliesslich von Ihnen bekannt gegebene private Telefonnummern, E-Mail-Adressen und andere Kontaktdaten.

Ferner verwenden wir dazu vor allem Daten über Ihre Stelle, Ihre Funktion und Ihren Lohn und Vergütungen und Daten im Zusammenhang mit Weisungen und ggf. mit einer Kündigung bzw. Aufhebung des Arbeitsverhältnisses sowie geschäftsrelevante Daten, welche Sie im Rahmen des Arbeitsverhältnisses generiert oder bearbeitet haben.

4.5.2. Berufliche Entwicklung und Aus- und Weiterbildung

Prüfung der Zulassung und Angebot interner oder externer Aus- und Weiterbildungsmassnahmen und Unterstützung bei der internen Karriereplanung. Dazu verwenden wir vor allem Daten über Ihren beruflichen Werdegang und Aus- und Weiterbildungen und Ihre Fähigkeiten und Eigenschaften und Daten im Zusammenhang mit der Durchführung von Aus- und Weiterbildungsmassnahmen und Entwicklungsmöglichkeiten.

4.5.3. Personaladministration

Führen des Personaldossiers, Prüfung der Berechtigung für Kinderzulagen, Ermittlung der Arbeitszeit, Absenzen und Ferien, Abrechnung und Auszahlung von Lohn, Spesen, Nebenleistungen und sonstigen Vergütungen, Meldungen an staatliche Stellen und Versicherungsträger usw. Dazu verwenden wir vor allem Angaben zu Ihrer Stelle, Ihren Zivilstand, Ihre Arbeitszeit, Abwesenheiten, Ausfalltage und Ferien, Angaben zur Arbeits-, Einsatz- und Leistungsfähigkeit, Bankangaben, Daten zu Ihrem Lohn, Vergütungen und Spesen und zu Versicherungen und Leistungsfällen.

4.5.4. Kommunikation mit Ihnen

Kommunikation mit Ihnen z.B. betr. Personaladministration, arbeitsbezogene Mitteilungen, IT-Probleme, Angebote für Mitarbeitende usw. Dazu verwenden wir vor allem Kontaktdaten, einschliesslich von Ihnen bekannt gegebene private Telefonnummern, E-Mail-Adressen und andere Kontaktdaten, wobei wir davon ausgehen, dass es sich um Ihre persönlichen Kontaktdaten handelt.

Ferner verwenden wir dazu vor allem den Inhalt der Kommunikation und Angaben über ihren Anlass und ihr Datum bzw. Zeit.

4.5.5. Bereitstellung und Betrieb von Arbeitsinstrumenten

Bereitstellung und Betrieb von Arbeitsinstrumenten und Kommunikationsleistungen gemäss Ihrer Funktion (wie z.B. Mobiltelefon, E-Mail und weiteren Kommunikationsmitteln), Bereitstellung und Betrieb von Applikationen und Systemen wie z.B. Software, usw. Arbeitsplanung, Planung und Durchführung von Einsätzen. Dabei kann es sich um Einsätze Ihrer Funktion auch um Einsätze für andere Institutionen unseres Vereins handeln. Dazu verwenden wir vor allem Angaben über Ihre Funktion, Ihre Arbeitszeit und Ihren Arbeitsort.

4.5.6. Nutzung und Verwertung der Arbeitsleistung

Interne und externe Verwendung und Verwertung von Arbeitsleistungen und -produkten einschliesslich von Dokumenten und Daten. Dazu verwenden wir vor allem Angaben über Inhalte bzw. in Inhalten, die Sie für uns erstellen oder mit uns teilen, in denen Sie erwähnt werden oder die sich sonst auf Sie oder Ihre Rolle beziehen.

4.5.7. Kundenkontakte und Vertretungen z.B. in Organisationen und anderen Gremien

Vertretung unserer Heime z.B. bei Veranstaltungen, Konferenzen und Tagungen, in Stellenausschreibungen, in sozialen Netzwerken oder auf der Internetseite usw. Dazu verwenden wir vor allem Kontaktdaten, Angaben zur Funktion und Daten aus der Zusammenarbeit mit Bewohnenden, anderen Organisationen und Gremien.

4.5.8. Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz, d.h. Gesundheitsprävention und -management

Zusendung von Angeboten für Präventionsmassnahmen, interne Beratungen und Case Management:

Unterstützung und Wiedereingliederung bei Krankheit, Unfall, Absenzen usw.. Dazu verwenden wir vor allem Gesundheitsdaten, Angaben zu besonderen gesundheitlichen Bedürfnissen und Angaben im Zusammenhang mit gesundheitlichen und psychologischen Unterstützungsleistungen und Schutzkonzepten.

4.5.9. Verhaltens- und Leistungsbeurteilung

Beurteilung Ihrer Fähigkeiten, Eigenschaften, Qualifikationen, Kompetenzen und Fähigkeiten, Erreichung von vereinbarten oder gesetzten Zielen, Treffen von Disziplinarmassnahmen und Prüfung ihrer Einhaltung bzw. Wirkung. Dazu verwenden wir vor allem Angaben über Ihre beruflichen Leistungen und unsere Leistungsbeurteilung, die Erreichung von Zielen und Qualifikationen, Zeugnisse usw.

4.5.10. Mitarbeitendenumfragen und -tests

Meinungs- und Gesundheitsumfragen und sonstiges Einholen und Bearbeiten von Vorschlägen, Anregungen und Beschwerden. Dazu verwenden wir vor allem Angaben, die Sie im Rahmen von Umfragen machen, und sonstige Rückmeldungen an uns.

4.5.11. Statistische Auswertungen

Erstellung nicht personenbezogener Statistiken zur Belegschaft, zur Arbeitsleistung, zur Arbeitszufriedenheit usw., Statistiken über die Nutzung unserer Ressourcen) oder gesetzlich vorgeschriebene Analysen (z.B. Lohngleichheitsanalysen). Dazu verwenden wir Angaben über Sie, aus denen wir nicht personenbezogene Statistiken generieren.

4.5.12. Rechtswahrung

Dies beinhaltet die Abklärung und Durchsetzung unserer Ansprüche sowie die Abwehr von Ansprüchen gegen uns, Sie und andere Mitarbeitenden, mit uns verbundene Vertrags- und Geschäftspartner sowie die Teilnahme an Verfahren vor Gerichten und Behörden im In- und Ausland. Beispielsweise können wir Beweise sichern, Prozessaussichten abklären lassen oder bei einer Behörde Unterlagen einreichen.

Es kann auch sein, dass Behörden uns auffordern, Unterlagen und Datenträger offenzulegen, die Personendaten enthalten. Dazu verwenden wir je nach Konstellation unterschiedliche Personendaten, z.B. Kontaktdaten sowie Angaben über Abläufe, die zu einer Auseinandersetzung Anlass gegeben haben oder geben könnten.

4.5.13. Revision und Audits

Durchführung von Audits sowie Prüfungen im Rahmen der internen oder externen Revision, z.B. Prüfungen im Rechnungswesen, Prüfungen von Prozessen und Systemen, Compliance oder Audits usw. Dazu verwenden wir je nach Anlass und Konstellation unterschiedliche Personendaten, z.B. Kontaktdaten, Daten im Zusammenhang mit der Durchführung des Arbeitsverhältnisses.

4.5.14. Weitere Zwecke

Über weitere Zwecke informieren wir separat, wenn das möglich ist und wir zur Information verpflichtet sind.

4.6. Gestützt auf welche Rechtsgrundlagen bearbeiten wir Personendaten?

Unsere Bearbeitung von Personendaten stützt sich primär auf die Erfüllung des Arbeitsvertrags mit Ihnen. Wir können Personendaten auch bearbeiten, wenn dies auf einer Einwilligung beruht oder zur Einhaltung von Rechtsvorschriften erforderlich ist. Ferner bearbeiten wir Personendaten, sofern dies zum Schutz unseres berechtigten Interesses erforderlich ist, z.B. zum Schutz von Mitarbeitenden sowie unserer Daten und Vermögenswerte, an der Sicherheit von Systemen und Gebäuden, an der Einhaltung rechtlicher Anforderungen und interner Regeln.

4.7. Wem geben wir Personendaten weiter?

4.7.1. Innerhalb unseres Vereins

Eine Weitergabe innerhalb unseres Vereins kann es der vereinsinternen Administration dienen, etwa dann, wenn wir die Personal-, Lohn und IT-Administration über Systeme vereinheitlichen. Ferner kann eine Weitergabe beispielsweise im Rahmen eines Audits oder einer Revision erfolgen. Die erhaltenen Personendaten können ggf. auch mit vorhandenen Personendaten abgeglichen und verknüpft werden.

4.7.2. Ausserhalb unseres Vereins

Wir können Ihre Personendaten an Unternehmen ausserhalb unserer Instituitionen weitergeben, wenn wir deren Dienstleistungen in Anspruch nehmen. In der Regel bearbeiten diese Dienstleister Personendaten in unserem Auftrag als sog. «Auftragsbearbeiter». Unsere Auftragsbearbeiter sind verpflichtet, Personendaten ausschliesslich nach unseren Instruktionen zu bearbeiten sowie geeignete Massnahmen zur Datensicherheit zu treffen. Bestimmte Dienstleister sind auch gemeinsam mit uns oder selbständig verantwortlich (z.B. Rechtsberatende). Wir stellen durch die Auswahl der Dienstleister und durch geeignete vertragliche Vereinbarungen sicher, dass der Datenschutz während der gesamten Bearbeitung Ihrer Personendaten sichergestellt ist. Dabei geht es z.B. um Dienstleistungen in folgenden Bereichen: IT-Dienstleistungen, z.B. Leistungen in den Bereichen Datenspeicherung (Hosting), Cloud-Dienste, Datenanalyse und -veredelung, Personalgewinnung und -vermittlung usw. In Einzelfällen ist es zudem möglich, dass wir Personendaten an andere Dritte auch zu deren eigenen Zwecken weitergeben, z.B. wenn Sie uns Ihre Einwilligung gegeben haben oder wenn wir zu einer Weitergabe gesetzlich verpflichtet oder berechtigt sind. In diesen Fällen ist der Empfänger der Daten datenschutzrechtlich ein eigener Verantwortlicher.

4.8. Wie schützen wir Personendaten?

Wir treffen angemessene Sicherheitsmassnahmen technischer und organisatorischer Natur, um die Sicherheit Ihrer Personendaten zu wahren, um sie gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen zu schützen und der Gefahr des Verlusts, einer unbeabsichtigten Veränderung, einer ungewollten Offenlegung oder eines unberechtigten Zugriffs entgegenzuwirken. Wie alle Unternehmen können wir Datensicherheitsverletzungen aber nicht mit letzter Sicherheit ausschliessen; gewisse Restrisiken sind unvermeidbar. Zu den Sicherheitsmassnahmen technischer Natur gehören z.B. die Verschlüsselung und Pseudonymisierung von Daten, Protokollierungen, Zugriffsbeschränkungen und die Speicherung von Sicherheitskopien. Sicherheitsmassnahmen organisatorischer Natur umfassen z.B. Weisungen an unsere Mitarbeitenden, Vertraulichkeitsvereinbarungen und Qualitätskontrollen. Wir verpflichten auch unsere Auftragsbearbeiter dazu, angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen zu treffen.

4.9. Wie lange bearbeiten wir Personendaten?

Wir speichern Ihre Personendaten grundsätzlich für die Dauer des Arbeitsverhältnisses und maximal zehn Jahre über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus. Ausnahmen gelten, wenn im Einzelfall längere gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen, wenn die Aufbewahrung aus Beweisgründen erforderlich ist.

4.10. Wen können Sie kontaktieren?

Bei Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Bearbeitung Ihrer Personendaten wenden Sie sich bitte an die Personalabteilung bzw. an die Heimleitung, für welche Sie tätig sind.

5. Änderungen der Datenschutzhinweise

Wir können diese Datenschutzrichtlinie jederzeit ohne vorherige Ankündigung ändern. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website veröffentlichte Fassung. Soweit die Datenschutzerklärung Teil einer speziellen Vereinbarung mit Ihnen ist, werden wir Sie im Falle einer Aktualisierung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise über die Änderung informieren.

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand vom 1.1.2025. Durch die Weiterentwicklung der Website und Angebote darüber oder aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern. Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit unter https://www.evang-pflegeheime.ch/datenschutzerklaerung abgerufen und ausgedruckt werden.